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Índice do Artigo
Introdução
Quando falamos em produtividade, o que estamos buscando é, além de realizar mais tarefas necessárias em igual ou menor tempo, também ter consciência daquilo que realmente precisa ser feito.
Já mencionamos em outros artigos aqui no Estudo Esquematizado que estar ocupado é diferente de ser produtivo.
Quando você desenvolve novos hábitos de produtividade você tem a possibilidade de aumentar o seu tempo livre.
Em relação aos seus estudos, você terá mais tempo para se preparar para suas provas e concursos públicos e também terá mais tempo para se dedicar a outras atividades que terão influência direta em seu rendimento – exemplo: prática de exercícios físicos.
Se você está buscando mais produtividade em seus empreendimentos, podemos dizer que, se você realizar as tarefas certas com mais produtividade, os seus lucros também evoluirão proporcionalmente.
Como é possível notar, o aumento da produtividade faz aumentar a sensação de sucesso e de satisfação.
O problema é que ser produtivo nem sempre é tão fácil.
Para ajudar a todos que buscam aumentar a produtividade de forma rápida, selecionamos 10 dicas simples e práticas que muitos estudantes e empreendedores aplicam em suas vidas e que geram grandes resultados.
1. Sempre planeje o seu dia na noite do dia anterior
Antes de ir dormir reserve um bloco de tempo (conheça aqui a Técnica Pomodoro) para esquematizar e definir com clareza quais as tarefas que devem ser realizadas no dia seguinte.
Utilize uma agenda (papel ou virtual) e identifique os objetivos que você deseja alcançar, as tarefas necessárias que você deve realizar e tente organizar os seus horários de acordo com o seu ‘dia normal’ de atividades.
Esta estratégia de produtividade é eficaz porque ela diminui a sua ansiedade e o estresse gerado pela falta de organização e planejamento de suas atividades. Você conseguirá ‘limpar a sua mente’ e terá uma noite de sono melhor.
Começar o seu dia sabendo quais atividades importantes você deve realizar já causará um grande impacto positivo em sua produtividade, pois você estará comprometido em realizar o que já foi planejado.
2. Utilize um sistema de planejamento que funcione
Você pode usar muitos sistemas de planejamento. Encontre um que funcione para você. Não importa se você usa um caderno e faz anotações no estilo de marcadores ou se você prefere a tecnologia e utiliza algum aplicativo específico para isso.
Desde que o seu sistema de planejamento funcione ‘para você’, não há com o se preocupar.
O ideal é que você tenha a possibilidade de usar algum sistema que identifique os dias, semanas, meses e que facilite o agendamento de períodos de tempo para você incluir suas tarefas específicas que devam ser realizadas.
Você pode utilizar a sua clássica agenda de papel ou algum sistema como o Google Calendar (é necessário ter um e-mail [gratuito] no Gmail) – que é uma tecnologia simples e gratuita que pode ser acessada pelo computador ou celular de qualquer lugar que disponha de conexão à internet.
3. Identifique os seus momentos mais produtivos e tire proveito disso
Em que momento do dia você se sente mais energizado, produtivo e capaz de se concentrar?
Muitas pessoas identificam que a ‘primeira parte da manhã’ é o período do dia em que elas se sentem mais produtivas. Outras dizem que o período da tarde é o mais produtivo. E há ainda aqueles que encontram no período noturno os momentos de maior produtividade e concentração.
E você?
Identifique em qual período do dia você está mais produtivo e programe suas tarefas prioritárias para serem realizadas nesse intervalo de tempo.
4. Priorize
Ok, então vamos supor que você identificou o período da manhã como o período de maior produtividade do seu dia.
E aí, o que você faz? Você se levanta e passa uma hora verificando seus e-mails.
Essa é a melhor tarefa para esse período de alta produtividade do seu dia?
Depende.
No meu caso, verificar e responder e-mails é uma atividade importante em minhas ocupações.
Muitas pessoas defendem que você nunca deve verificar seus e-mails como a primeira tarefa do dia – mas geralmente esquecem de mencionar o fator ‘importância’ de tal atividade.
O que eu quero dizer com isso é que você precisa priorizar quais atividades devem ser realizadas nos momentos de maior produtividade do seu dia.
Realize o que é mais importante nos momentos mais produtivos do seu dia e você terá a sensação de realização aumentada diariamente.
Lembre-se de que tais prioridades já foram definidas na noite anterior.
Simplesmente responda às seguintes perguntas:
- Quais tarefas terão o maior impacto no sucesso do meu dia?
- Quais tarefas me ajudarão a alcançar meus objetivos?
Procure concentrar-se nessas tarefas durante o período mais produtivo do seu dia.
5. Defina metas de curto e longo prazo
Quando você tem metas bem definidas, você tende a permanecer mais motivado e produtivo.
Além de seu objetivo final mais importante, recomenda-se que você crie metas de curto prazo.
As metas de curto prazo são como objetivos menores. Por exemplo, se o seu objetivo final for terminar de escrever um livro, uma meta de curto prazo pode ser terminar o esboço, terminar o primeiro rascunho, editar um determinado capítulo e assim por diante.
Confira no final deste artigo uma lista de artigos que poderão ajudar você a definir metas de forma mais inteligente.
6. Evite as interrupções
As ‘interrupções’ estão entre fatores que mais afetam diretamente a nossa produtividade.
Não tem nada mais improdutivo do que você ter que parar a execução de uma determinada atividade pelo simples fato de você ter sido interrompido.
Você perde o ritmo, perde a concentração, perde o estado de fluxo…
Você decide estudar por um tempo específico, mas deixa o telefone ao seu lado, com todas as notificações habilitadas, ou você está estudando em seu computador e decide ‘acidentalmente’ verificar o Facebook.
Quando a interrupção é voluntária, você não pode reclamar, pois partiu de você mesmo – se você tiver consciência disso já será um grande passo para alterar esse hábito.
Sendo involuntária, você pode ‘tentar’ se precaver e evitar as interrupções desnecessárias – coloque o seu celular no modo silencioso, avise às pessoas que estão no mesmo ambiente que você não deseja ser interrompido pelas próximas horas, desabilite o sinal de wi-fi e se concentre em terminar a sua tarefa etc.
Caso você tenha problema com o uso excessivo e indevido de sites que sugam a sua produtividade (mídias sociais, por exemplo), uma dica é usar a extensão ‘Stay Focused’ para o Google Chrome.
7. Utilize blocos de tempo
Uma das melhores formas de você se concentrar em uma determinada atividade é saber que você só precisará se dedicar a ela pelo tempo especificado por você.
Uma forma de utilizar os blocos de tempo de forma inteligente é aplicar a Técnica Pomodoro.
Aqui no Estudo Esquematizado você encontra um artigo absolutamente completo e didático (também em formato de e-book gratuito) sobre a Técnica Pomodoro e como você pode aumentar drasticamente a sua produtividade ao utilizá-la.
8. Tenha sempre à mão um material para fazer anotações
É sempre útil ter um caderno ou agenda onde possamos anotar nossas ideias que parecem surgir do nada.
Muitas vezes o nosso subconsciente está atuando e, do nada, você tem uma ideia ou ‘descobre’ a solução de algo em que estava focado anteriormente. A melhor coisa a se fazer é anotar tudo isso e não contar simplesmente com a nossa capacidade de lembrar (e esquecer) as coisas.
Isso também funciona muito bem quando você se lembra de algo que você quer ou deve fazer. Basta uma simples anotação e você pode voltar a se concentrar no que você estava fazendo.
Se você preferir, utilize um aplicativo em seu celular ou tablet para fazer essas anotações e poder se dedicar às tarefas correspondentes em um momento posterior.
No computador você pode simplesmente utilizar um bloco de notas para essas anotações ou, se preferir instalar um aplicativo com mais funções, você pode utilizar o Evernote.
9. Saiba o que fazer nos momentos improdutivos
Assim como você tem um período mais produtivo no dia, você também tem os momentos em que a sua produtividade não é lá das melhores, ou seja, momentos em que você tem menos energia, se distrai facilmente e não se sente nada produtivo.
O ideal para se fazer nesses períodos de baixa produtividade e concentração é definir as tarefas que menos influenciarão em seus resultados de curto e longo prazos.
Se você não utiliza o e-mail como algo relevante para seus objetivos, esses momentos de baixa produtividade são ideais para você acessar suas mensagens e ficar livre dessa atividade em seu dia.
No caso de pessoas que estão procurando ser mais produtivas em seus empreendimentos, o ideal é agendar tarefas administrativas para esses períodos de menor produtividade.
O fato de você entender como o seu corpo reage durante o dia pode ser considerado a dica 9.5 dessa lista, ou seja, saber como viver com equilíbrio.
Tenha consciência de que você não conseguirá ser produtivo 100% do tempo.
Programe seus dias e tarefas com as dicas deste artigo e concentre-se em seu trabalho quando precisar trabalhar, nos estudos quando precisar estudar e nos momentos de lazer quando precisar relaxar.
10. Esqueça a perfeição
Finalmente, um dos maiores assassinos da produtividade: a busca pela perfeição.
Desista de tentar alcançar a perfeição, caso contrário você nunca estará satisfeito e ainda perderá 10x mais tempo nessa busca infrutífera.
Em vez disso, concentre-se em realizar tudo o que é necessário para atingir o seu objetivo, sem se preocupar em atingir um objetivo 100% perfeito.
Retomando o exemplo mencionado acima, de escrever um livro, o que você deve fazer é ‘escrever’. Não se preocupe com a perfeição. Procure obter comentários sinceros dos primeiros leitores e editores e, a partir de tais críticas, melhore o seu material. Lembre-se de que o seu primeiro objetivo é ter o livro (ou ‘qualquer objetivo’ que você quiser colocar aqui) realizado.
Também é importante lembrar que, embora você possa seguir essas 10 dicas para ser mais produtivo, uma das melhores maneiras de garantir uma produtividade consistente é cuidar bem de si mesmo.
Praticar exercícios físicos regulares, alimentar-se de forma saudável, hidratar-se e tentar dormir o suficiente são atividades que terão impacto direto em sua produtividade.
Você precisa ter energia física e mental para aplicar as dicas acima em seu dia.
Como você observou neste artigo, para ser mais produtivo você precisa estabelecer metas e prioridades. Você precisa desenvolver o ‘seu’ sistema de produtividade, de forma que ele sirva de suporte e apoio em sua busca por seus objetivos pessoais.
Ou seja, é preciso que você reconheça o ‘seu’ estilo de produtividade pessoal e as ‘suas’ necessidades, o que ajudará a encurtar o caminho para a conclusão de suas metas.
Resumo das 10 dicas
- Sempre planeje o seu dia na noite do dia anterior
- Utilize um sistema de planejamento que funcione
- Identifique os seus momentos mais produtivos e tire proveito disso
- Priorize
- Defina metas de curto e longo prazo
- Evite as interrupções
- Utilize blocos de tempo
- Tenha sempre à mão um material para fazer anotações
- Saiba o que fazer nos momentos improdutivos
- Esqueça a perfeição
Artigos recomendados para maior aprofundamento:
Você já utiliza alguma das dicas acima para aumentar a sua produtividade?
Comente abaixo quais as estratégias de aplicação rápida você utiliza para ser mais produtivo em seus estudos e atividades em geral.
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Cuide-se por aí e bons estudos… com muita produtividade…! 🙂
